Le Secrétariat Général

Il est chargé de :

• Assister le maire dans ses fonctions administratives ;

• Coordonner et animer les services communaux ;

• Représenter la collectivité au gré des besoins ;

• Préparer les actes et décisions du maire après vérification de leur légalité ;

• Veiller à la célérité dans le traitement des dossiers ;

• Equiper et organiser matériellement les services ;

• Veiller à la formation permanente du personnel ;

• Procéder à l’évaluation périodique des activités des services sur la base des différents rapports produits par les chefs de services ;

• Définir et de codifier les procédures internes de la commune ;

• Elaborer le compte administratif de la commune ;

• Préparer le budget ;

• Exécuter toutes les activités qui lui sont confiées par le maire dans la cadre de la délégation de signature ;

• Appliquer la politique décidée par le maire et de lui rendre compte mensuellement au travers des indicateurs de performances.

Il est chargé :

• de la réception, de l’enregistrement et de la ventilation des courriers de la commune ;

• d’assister le secrétaire général dans l’organisation matérielle des cérémonies ;

• du traitement et de l’expédition du courrier départ ;

• de la constitution, du classement et de la tenue des archives ;

• du retrait de tout courrier postal ordinaire ou recommandé et de sa distribution ;​

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Il est chargé :​

• Assister le Secrétaire Général dans les activités de secrétariat ;

• Accompagner les services communaux dans la maîtrise de l’outil informatique ;

• Identifier les besoins en équipement et logiciels ;

• Concevoir le schéma directeur informatique ;

• Elaborer les plans d’équipement informatique ;

• Définir les spécifications des matériels et logiciels ;

• Mettre en place les procédures de suivi et de maintenance du matériel informatique.

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Placés sous la coordination du Secrétaire Général, ces services comprennent :

• Le service administratif et des affaires sociales ;

• Le service économique et financier ;

• Le service Technique, d’Hygiène et Salubrité

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Il est chargé de :

• Développer les stratégies pour le bon fonctionnement du service ;

• Assister le secrétaire général dans ses fonctions administratives ;

• Organiser et gérer les activités des bureaux qui sont sous sa responsabilité ;

• Préparer les actes et avant-projet de décisions à caractère administratif et ceux relatifs à la gestion du personnel, après vérification de leur légalité ;

• Assister les autres services en matière de logistique ;

• Veiller à l’équipement adéquat des services ;

• Évaluer les besoins pour le bon fonctionnement des services ;

• Préparer et suivre le contentieux ;

• Conserver la documentation et les archives du service ;

• Mettre en œuvre les programmes et les projets communaux ;

• Superviser les activités portant sur l’état civil ;

• Participer à la définition des orientations stratégiques en matière de politique sociale et de lutte contre la pauvreté ;

• Organiser et mettre en œuvre de la politique sociale sur le territoire ;

• Évaluer de la politique publique sociale ;

• Animer et développer de partenariats ;

• Promouvoir les services d’action sociale ;

• Organiser des services à la population en matière de santé publique ;

• Concevoir et piloter les projets de santé publique ;

• Promouvoir et communiquer la politique de santé publique ;

• Évaluer les politiques, programmes et projets de santé publique ;

• Assurer la veille sectorielle réglementaire et technique

• Organiser et coordonner les activités de son service.

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Le service administratif et des affaires sociales comprend :

• Le bureau du personnel ;

• Le bureau des archives et de la documentation ;

• Le bureau de l’Etat Civil et de la démographie ;

• Le bureau des affaires sociales, culturelles et de l’artisanat ;

• Le bureau des affaires juridiques et du contentieux.

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Le bureau du Personnel

Il est chargé de :

• La gestion et le suivi de la carrière administrative du personnel ;

• L’organisation des formations, le recyclage et le perfectionnement du personnel ;

• La préparation des actes d’avancements, de mise en congé et de mise en retraite du personnel ;

• L’exécution et du suivi des décisions relative à la carrière et à la paie des agents ;

• La constitution et la mise à jour du fichier du personnel ;

• Des relations avec les syndicats et des organisations de sécurité sociale (Assurance, CNPS) ;

• La discipline générale au sein du service (veiller au respect des normes de travail) ;

• Le suivi du personnel et l’évaluation des performances ;

• La collecte et l’analyse des besoins de formation des services ;

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• Le bureau des Archives et de la Documentation

Il est chargé de :

• La sécurisation des archives de la municipalité ;

• Le classement et la conservation des archives communales ;

• La recherche et mise à disposition de la documentation pertinente aux services communaux ;

• Le recueil des besoins des services en documentation (ouvrages, revues, textes de loi…)

• La promotion de la lecture publique ;

• La promotion culturelle et l’éducation constante des populations en rapport avec le service social et culturel.

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• Le bureau de l’Etat-Civil

Il est chargé de :

• Établir les différents actes d’état-civil (naissance, mariage et décès) ;

• Transcrire les jugements lies aux actes ordinaires ;

• Préparer matériellement les mariages (publication des bancs, accompagnement des futurs époux dans la procédure y relative, la préparation des cérémonies de mariage) ;

• Contrôler et la conserver les registres de l’état-civil ;

• Tenir et enregistrer les pièces de l’état-civil ;

• Conserver et archiver les registres de l’état-civil ;

• Traiter les requetés et correspondances d’état-civil ;

• Élaborer les statistiques de l’état-civil et de la population ;

• Élaborer et mettre à jour le fichier des centres secondaires d’état-civil de la Commune.

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• Le bureau des Affaires Sociales, Culturelles et de l’Artisanat

Il est chargé de :

• Organiser et mettre en œuvre la politique sociale dans la Commune ;

• Proposer des stratégies municipales dans le domaine social et de lutte contre la pauvreté ;

• Recenser les besoins non satisfaits de la population en services sociaux ;

• Participer à la définition et à la mise en œuvre des orientations stratégiques en matière de jeunesse, éducation et sports ;

• Elaborer des programmes de construction et de maintenance d’établissements scolaires et d’accueil ;

• Assister et conseiller les élus ;

• Sécuriser les équipements ;

• Concevoir et piloter les projets jeunesse, éducation et sports ;

• Animer et développer des partenariats ;

• Promouvoir et communiquer autours de la politique éducative locale

• Localiser les couches les plus vulnérables ;

• Organiser et suivre la prise en charge des cas sociaux et des indigents dans les formations sanitaires ;

• Développer et animer des partenariats ;

• Prodiguer des mesures en matière des scolarisations des élèves en difficulté ;

• Recenser les besoins non satisfaits de la population en services sociaux ;

• Localiser les couches les plus vulnérables ;

• Prendre en charge (accueil, écoute et orientation) des enfants nécessiteux ;

• Participer aux campagnes de lutte ou de prévention des grandes endémies ;

• Mener les enquêtes sociales et visites à domicile ;

• Sensibiliser, organiser le dialogue social avec la participation des nécessiteux ;

• Élaborer et mettre en œuvre les projets artistiques et culturels ;

• Animer un groupe de jeunes ;

• Concevoir et proposer des initiatives en matière de promotion de la culture, l’éducation et l’artisanat ;

• Suivre la gestion des établissements de formation et de culture sous compétence communale ;

• Évaluer les projets d’activités culturelles ;

• Enregistrer et suivre les activités relatives à la promotion de l’artisanat et l’entreprenariat ;

• Évaluer les besoins en matière d’équipements de culture et d’éducation dans la limite des compétences communales.

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• Le bureau des Affaires Juridiques et du Contentieux

Il est chargé de :

• Suivre les dossiers à implication juridique (contrat de travail, d’assurance etc)

• Veiller à la bonne formulation juridique des actes ;

• Apporter une assistance juridique aux différents services ;

• Représenter la commune dans les affaires judiciaires et les contentieux avec les tiers ;

• Assister les autres responsables dans la rédaction des contrats et le respect des aspects juridiques ;

• Contrôler la régularité des contrats que la commune passe avec les tiers ;

• Traiter et suivre les dossiers en contentieux. ;

• Rédiger les contrats.

Il est chargé de :

• Suivre le fonctionnement du service financier ;

• Proposer des stratégies pour l’amélioration des recettes et la rationalisation des dépenses ;

• Suivre l’ensemble des activités relatives à l’exécution du budget en recettes et en dépenses ;

• Suivre les activités des différentes sections (dépenses et recettes) ;

• Veiller au respect des prescriptions budgétaires ;

• Assister le Secrétaire Général dans la préparation du Budget ;

• Assister le Secrétaire dans la préparation du compte administratif ;

• Effectuer les analyses financières rétrospectives et prospectives et en tirer les conclusions de gestion.

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Le service économique et financier comprend :

• Le bureau de l’assiette fiscale ;

• Le bureau de la dépense ;

• Le bureau de la comptabilité ;

• Le bureau des marchés publics.

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• Le bureau de l’Assiette Fiscale

Il est chargé de :

• Élaborer et tenir le cadastre fiscal de la commune ;

• Élargir l’assiette fiscale ;

• Mettre en œuvre la politique fiscale défini par l’exécutif communal ;

• Veiller au respect des procédures fiscales ;

• Effectuer toutes études financières utiles en vue de l’amélioration du recouvrement des recettes ;

• Tenir la comptabilité de l’ordonnateur en matière de recettes ;

• Localiser, identifier et classer les contribuables ;

• Suivre les contribuables ;

• Émettre les impôts et taxes ;

• Tenir le livre d’ordonnancement des recettes ;

• Fournir des données statistiques pour l’élaboration du budget en recettes ;

• Participer à l’élaboration du budget.

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• Le bureau de la Dépense

Il est chargé de :

• Mandater les dépenses communales ;

• Effectuer les opérations d’engagement des dépenses

• Enregistrer les opérations comptables relatives aux dépenses

• Tenir les livres journaux des dépenses et les fiches de contrôle des engagements ;

• Préparer les états de salaires du personnel ;

• Préparer les états de retenues légales sur les salaires du personnel et des états des cotisations pour la CNPS ;

• Analyser statistiquement les dépenses ordonnancées ;

• Établir les bons de commandes et les contrats ;

• Classer et conserver les archives liées aux dépenses ;

• Participer à l’élaboration du budget.

​

• Le bureau de la Comptabilité

Il est chargé de :

• Enregistrer les opérations comptables ;

• Préparer les différents documents comptables ;

• Traiter, vérifier et contrôler les dossiers financiers et comptable ;

• Exécuter les opérations d’engagement ;

• Mettre à jour les journaux comptables ;

• Enregistrer les opérations financières et/ou comptables ;

• Exploiter les registres comptables et participer à la préparation des états financiers (compte administratif …) ;

• Collecter les données relatives aux recettes et aux dépenses pour préparer les comptes administratifs ;

• Participer à l’élaboration du budget.

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• Le bureau des Marchés Publics

Il est chargé de :

• Préparer les dossiers de passation des marchés publics ;

• Contrôler la régularité des contrats que passe la commune avec les tiers ;

• Enregistrer les offres présentées par les soumissionnaires ;

• Préparer les projets de marché et de lettres de commande ;

• Établir les notifications et les ordres de service ;

• Contrôler la conformité des procédures prévues par la réglementation sur les marchés publics ;

• Examiner et vérifier les documents fourmis par les soumissionnaires ;

• Toutes autres missions qui lui sont prescrites par le Maire dans le cadre de la préparation des dossiers relatifs aux marchés publics ;

• Assurer l’interface entre la commune et les autres administrations dans le cadre des marchés publics.

Il est chargé de :

• Mettre en œuvre le plan d’action municipale en matière d’aménagement urbain ;

• Suivre la réalisation la réalisation des aménagements urbains et vérifier leur conformité avec la politique d’urbanisme ;

• Préparer les décisions en matière de permis de bâtir, permis d’implanter, autorisation de démolir, de lotir et divers documents d’urbanisme ;

• Faire (faire) les études techniques et évaluer les coûts ;

• Contrôler et suivre l’exécution technique des projets ;

• Suivre l’application des conventions de gestion de l’éclairage publique ;

• Préparer les fiches techniques après réception des demandes d’opérations en matière d’urbanisme et de construction ;

• Préparer les commissions internes de vérification des dossiers et leur instruction ;

• Contrôler le respect des normes de construction et d’urbanisme ;

• Évacuer les occupants illicites pour libérer le domaine public ;

• Procéder à l’arrêt des travaux non autorisés ou dangereux ;

• Coordonner les activités d’assainissement de la ville ;

• Implémenter les orientations stratégiques en matière d’environnement et à leur mise en œuvre.

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Le service technique, d’hygiène et salubrité comprend :

• Le bureau de l’urbanisme et de l’aménagement du territoire ;

• Le bureau d’hygiène et salubrité ;

• Le bureau des infrastructures et réseaux.

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• Le bureau de l’Urbanisme et de l’Aménagement du Territoire 

Il est chargé de :

• Préparer divers documents d’urbanisme et les décisions en matière de permis de construire, permis d’implanter, autorisation de démolir et de lotir ;

• Contrôler et transmettre au Maire les dossiers de permis de construire, d’implanter, d’autorisation de démolir, de lotir dans le respect des normes de constructions et d’urbanisme ;

• Examiner et transmettre les dossiers de demande au Maire les dossiers de permis de construire, d’implanter, d’autorisation de démolir, de lotir ;

• Étudier et suivre l’exécution des travaux de la commune ;

• Préparer et exécuter les ordres d’arrêt des travaux dans les chantiers en infraction ;

• Suivre et assurer l’entretien du patrimoine communal ;

• Constater les mises en valeurs ;

• Dresser les procès-verbaux de constatation des mises en valeurs et préparer les certificats de conformité ;

• Toute autre mission relevant du domaine de compétence assignée par le Maire.

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• Le bureau d’Hygiène et Salubrité

Il est chargé de :

• Sensibiliser les populations sur le respect des règles d’hygiène et de salubrité publique ;

• Effectuer les missions d’inspection sanitaire dans les lieux publics et les habitations pour veiller au respect des règles d’hygiène ;

• Effectuer les inspections sanitaires dans les entreprises et les établissements commerciaux dans le ressort territorial de la commune ;

• Dresser les procès-verbaux à l’endroit des contrevenants à la réglementation en matière d’hygiène et salubrité ;

• Suivre les activités d’enlèvement des ordures ménagères ;

• Collecter les ordures ménagères ;

• Participer à la lutte contre la divagation des animaux en milieu urbain ;

• Charger de l’implémentation du plan d’action environnemental de la commune.

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• Le bureau des Infrastructures et Réseaux

Il est chargé de :

• Mener les études de faisabilité des ouvrages à réaliser ;

• Contrôler les devis et projet d’exécution ;

• Programmer et organiser les travaux d’entretien (désensablement des rues, curage des caniveaux et des collecteurs, des dalots) ;

• Vérifier la bonne exécution des travaux (neufs ou d’entretien) conformément aux plans et cahiers de charge ;

• Assurer la maintenance des infrastructures et réseau ;

• Analyser les dossiers techniques ;

• Suivre l’exécution des travaux ;

• Vérifier le respect des clauses de prévention et de sécurité sur les chantiers.